DB15/T 1034-2025 儿童福利机构业务档案记录与管理

内蒙古自治区儿童福利机构业务档案管理标准（DB15/T 1034-2025）主要内容总结

​​一、适用范围​​

本标准适用于内蒙古自治区儿童福利机构对儿童业务档案的建立、记录、归档和管理，涵盖儿童进入机构、在机构生活及离开机构全过程的档案管理。

​​二、核心变化（与2016版对比）​​

1. ​​结构调整​​

   • 新增“规范性引用文件”章节（如GB/T 42174、MZ/T 122等）。
   • 将“儿童成长档案”更名为“儿童业务档案”，扩展档案范围。
   • 新增“总则”“档案盒/归档章规范”“业务档案产生阶段”等内容。

2. ​​内容更新​​

   • ​​新增​​：家庭寄养档案、社会工作服务档案、电子档案管理要求。
   • ​​删除​​：疫苗接种记录、儿童院内转移记录、个性化成长记录等旧内容。
   • ​​调整​​：
     • 体格检查内容并入“医疗档案”；
     • 教育档案按《MZ/T 209-2024》规范；
     • 细化儿童离院情形（如成年转特困救助、收养等）。

3. ​​技术升级​​

   • 强化档案信息化要求，包括电子档案数据库建设、传统档案数字化。

​​三、业务档案建立要求​​

1. ​​通用要求​​

   • ​​制度​​：集中统一管理，专人负责，动态更新（一人一档）。
   • ​​载体​​：包括文字、图表、实物、音像、电子数据等，特殊载体需与纸质材料同步归档。
   • ​​信息化​​：配备档案管理软件，电子文件按国家标准归档。

2. ​​档案内容分阶段归档​​

   • ​​进入机构阶段​​：
     • 必存材料：报案证明、DNA报告、体检表、入院登记表等。
     • 特殊载体：随身物品、照片/视频等。
   • ​​在机构阶段​​：
     • 新增家庭寄养档案（含评估表、协议、探访记录）和社会工作服务档案（需求评估、服务计划等）。
     • 细化养育、医疗、教育、康复档案内容（如康复训练周期为3个月，含评估、计划、记录）。
   • ​​离开机构阶段​​：
     • 覆盖9种离院情形（如死亡、收养、成年转安置等），需保存死亡证明、收养登记证、移交文件等。

3. ​​归档时限​​

   • 进入/在机构材料：5个工作日内归档；
   • 离院材料：20个工作日内归档。

​​四、档案记录规范​​

1. ​​记录原则​​：及时、准确、完整，使用规范医学术语。
2. ​​格式要求​​：
   • 字迹清晰，错改需双线划改并签名；
   • 眉栏、页码完整，记录者签全名。

​​五、档案管理流程​​

1. ​​整理​​
   • 按入院时间顺序编号（DA/T 13规则），一人一档盒。
2. ​​保管​​
   • 专室专柜，防盗/防火/防潮等“八防”措施；
   • 定期核对，保管期限为永久。
3. ​​借阅与复制​​
   • 须审批登记，不得外带原件；
   • 复印需领导批准并盖章。
4. ​​利用​​
   • 儿童及监护人可凭有效证件查阅；
   • 外单位需持介绍信，限时归还。
5. ​​转移​​
   • 儿童离院时移交档案，留存副本并登记。

​​六、附录（规范性式样）​​

• 包括归档章、档案盒、目录、备考表等模板，明确填写规则（如全宗号、门类代码“ZY·ET”）。

​​七、责任与监督​​

• 由呼和浩特市儿童福利院牵头起草，内蒙古民政厅归口管理，强调档案真实性、保密性及定期检查。

​​实施意义​​：通过标准化档案管理，确保儿童福利服务的连续性、可追溯性，提升机构管理效能，保障儿童权益。