DB15/T 3967.5-2025 气候可行性论证技术规范 第5部分：档案业务建设

气候可行性论证档案业务建设标准（DB15/T 3967.5-2025）主要内容总结

​一、标准背景与定位​

• ​制定依据​：依据《国务院清理规范投资项目报建审批事项实施方案》及《内蒙古自治区气象条例》，强制要求重大规划、重点工程项目开展气候可行性论证，并规范档案管理。
• ​标准定位​：属于《气候可行性论证技术规范》系列标准的第5部分，专用于档案业务建设，为气候论证项目提供全流程档案管理技术指南。

​二、适用范围​

• 适用于内蒙古自治区内从事气候可行性论证的机构，涵盖城乡规划、重大工程、能源开发（太阳能/风能）、区域经济开发等项目的档案管理。
• 包含纸质档案与电子档案的收集、整理、保管、利用及信息化建设要求。

​三、核心管理框架​

​1. 档案全生命周期管理​

• ​收集​

  • 范围按附录A执行，包括项目合同、论证报告、专家意见等（保管期限不低于项目设计年限）。
  • 纸质文件需符合A4标准，去除金属物，有条件需消毒处理。

• ​整理与立卷​

  • 按年度/季度/月度组卷，不跨年；档号结构为 载体类别-年度-保管期限代码-档案类别代码-案卷号-件号。
  • 页码标注于右上角（背面在左上角），装订采用无害材料，电子文件可封装保管。

• ​编目与装盒​

  • 机读目录需著录档号、题名、密级等20余项信息；纸质目录含封面、案卷目录、卷内目录及备考表。
  • 档案盒按年度、保管期限分类，脊背标注关键信息，厚度可选20-60mm。

• ​归档与保管​

  • 定期归档并检验，配套检索工具（至少含案卷目录）。
  • 库房管理需防火、防潮、控温（符合JGJ 25）、专人负责，每日登记环境参数。

• ​鉴定与销毁​

  • 成立鉴定小组，定期评估到期档案；销毁需编制清册、双人监销，清册永久保存。

• ​统计与利用​

  • 记录档案收进、移出、利用情况，统计分析库存结构。
  • 利用需审批登记，敏感数据保密；可提供编研、展览服务。

​2. 信息安全体系​

• 建立信息管理制度，系统需具备权限管理、日志记录、备份恢复功能。
• 档案信息纳入容灾系统，确保数据安全。

​四、关键附录内容（附录A）​​

• ​归档范围与保管期限​
  按项目类型分5类（规划类、重大工程类、重点项目类、能源利用类、其他类），每类归档材料包括：
  • 合同书、论证报告、专家评审意见及其他材料。
  • ​保管期限​：均不低于项目设计使用年限（如水利工程按设计寿命50年，档案至少保存50年）。

​五、技术规范细节​

• ​编号规则​：档号结构清晰（图1），含年度、保管期限代码、档案类别等层级。
• ​编目要求​：机读目录字段细化至机构、库位号、销毁标识等；备考表需说明缺损、修改情况。
• ​装订与存储​：电子文件可免装订，采用封装管理；档案盒按标准分类存放。

​六、实施意义​

• ​合规性​：确保气候论证档案管理符合国家及地方法规，支撑项目合规审查。
• ​风险防控​：通过安全体系与应急预案，降低档案损毁、泄密风险。
• ​效率提升​：标准化流程提高档案检索与利用效率，助力气候论证成果的长期应用。

​注​：本标准自2025年起实施，适用于内蒙古自治区内所有气候可行性论证相关机构，其他地区可参考执行。